Présentation des modules : Produits
Description
Cet article vous permettra d'obtenir plus d'information sur les différentes fonctionnalités du module Produits
Prérequis
- Être connecté à la plateforme Octogone (voir Connexion à la plateforme)
En Bref
Le module Produits est l'équivalent d'un catalogue de tous vos produits. Un produit, selon la nomenclature présente, peut être un aliment (ex. Tomate), un article de bureau (ex. Papier pour factures), un article de cuisine (ex. Insertion de métal), etc. Il s'agit donc de quelque chose que l'on veut inventorier.
Interface
Commençons par faire un tour non exhaustif de l'interface qui se présente devant nous.
Dans la bannière de gauche, nous avons d'abord des options pour modifier la Vue, une option de Tri, de Filtre, puis une action propre au module, soit la création d'un Nouveau Produit.
Si on regarde maintenant dans l'encadré central, on peut y voir tous les produits préalablement créés, classés par ordre alphabétique.
L'ordre alphabétique commence toujours par les symboles, puis les chiffres, suivi des lettres de A à Z.
L'ordre alphabétique commence toujours par les symboles, puis les chiffres, suivi des lettres de A à Z.
Une barre de recherche se retrouve également au haut, facilitant ainsi la navigation.
Création d'un produit
Regardons maintenant l'interface de la création d'un produit.
Comme vous pouvez le constater, une bannière dans le bas du module est maintenant visible et nous offre des options relatives à notre nouveau produit. Ces onglets sont, en ordre; Identification, Formats, Fournisseurs, Coûts et Menu.
Identification
L'onglet Identification nous permet de configurer les informations de base du produit.
C'est ici que nous pourrons configurer son nom, l'assigner à une catégorie, ajouter une image qui représente le produit, ajouter sa marque, son code UPC, ses allergènes (qui se refléteront dans vos recettes), etc. Plus la fiche est détaillée, plus l'identification du produit par vos employés sera aisée.
Si vous désirez ajouter des étiquettes, des notes ou des pièces jointes telles que des images ou des fichiers PDF à votre produit, vous pouvez le faire au bas de la section Identification.
Les Étiquettes sont des mots-clés, des sortes de mots-dièse (hashtags), qui facilitent la recherche et le filtrage des items.
Formats
L'onglet Formats permet de configurer et gérer les différents formats et mesures disponibles pour ce nouveau produit.
La configuration des formats est importante pour l'utilisation du produit partout dans la plateforme.
La fenêtre initiale vous permet de déterminer quel type de format est disponible pour l'item :
- Unité : Utilisé pour tout item n'ayant pas besoin d'être pesé (ex. 1 concombre anglais, 6 champignons cremini). Le nom de l'unité peut être modifié avec un mot plus significatif.
- Poids : Utilisé pour tout item devant être pesé ou ne pouvant pas être calculé en unité
- Volume : Utilisé pour les liquides
Plus d'un type de format peut être sélectionné, permettant ainsi des équivalences (ex: 1 concombre = 350 g)
Lorsqu'un type de format est sélectionné, un multitude d'unités de mesure devient disponible. Vous aurez l'option de sélectionner celles qui sont pertinentes pour le produit en question.
D'autres options vous sont aussi proposées pour enrichir davantage votre fiche produit
- Unité de mesure par défaut : Première unité qui vous sera suggérée lors de création de recette et de prise d'inventaire
- Format personnalisé : Utilisé lorsque les formats conventionnels ne correspondent pas aux besoins
- État du produit : Utilisé pour les recettes et les coûts plus justes de celles-ci
Unité
La fenêtre de configuration Unité vous permet de définir la description de l'unité ainsi que son abréviation.
Pour la configuration de l'abréviation, vous pouvez utiliser "Unité" ou personnaliser le nom de votre celle-ci, par exemple indiquer "Canette" avec l'abréviation "Can".
Poids
La fenêtre de configuration du Poids vous permet de définir le type d'unité disponible pour mesurer le poids du produit ou son équivalence. Ces indications vous seront particulièrement pratiques lors de la création de vos recettes et inventaire. De quelle manière mon item est-il exploité; est-ce en grammes, en kilogrammes, en milligrammes, etc.?
Volume
La fenêtre de configuration du Volume vous permet de définir le type d'unité disponible pour mesurer le volume liquide du produit. De la même manière que pour les poids, ces indications vous seront particulièrement pratiques lors de la création de vos recettes et inventaires.
Unité de mesure par défaut
Vous pouvez aussi déterminer l'unité par défaut lorsque l'item est sélectionné par un employé. Cette unité sera la première suggestion lors de vos recettes et inventaires. La configuration d'une unité par défaut n'empêche pas l'utilisation des autres unités par les employés, mais sauve du temps lors de l'entrée si c'est l'unité la plus utilisée.
Format(s) personnalisé(s)
Vous pouvez aussi ajouter un format personnalisé lorsque les unités de mesure proposées ne correspondent pas à l'utilisation dont vous en faites. Vous pouvez alors créer le nom du format, son abréviation, puis l'associer à une équivalence dans un format existant. Le nouveau format créé deviendra alors disponible pour l'utilisation des recettes et des inventaires. ( ex: Pinte, Verre, Dash )
État(s) du produit
C'est sous cette bannière que vous pourrez ajouter de quelle manière peut se présenter ce produit pour la composition de vos recettes et indiquer son taux de rendement. Cela aura une incidence sur votre coût et facilitera la compréhension de l'utilisation faite de l'item. Par exemple, vous pourriez avoir un concombre anglais que vous avez pelé et épépiné: nouvel état "Pelé - épépiné" dont le rendement du produit représente "0.85"/1.
Fournisseurs
L'onglet Fournisseurs est intimement lié au module Fournisseurs. Il permet d'associer un fournisseur existant à ce produit et d'y configurer les différents formats de facturation propres au fournisseur, encore une fois dans l'objectif de faciliter la mise à jour et la prise d'inventaire.
En cliquant sur Ajouter un fournisseur, le volet fournisseurs se déroulera sur la droite et vous permettra de sélectionner le fournisseur que vous souhaitez ajouter. Si vous cliquez sur ' + ', une fiche de création de nouveau fournisseur apparaitra.
Une fois le fournisseur sélectionné et ajouté, vous pourrez cliquer sur ce dernier afin d'y définir le code de produit ainsi que le format de facturation et son équivalence.
Par exemple, le code du fournisseur est peut-être CS pour une douzaine, mais votre item est configuré en Unités. Dans ce cas, vous créerez un format de facturation CS qui sera équivalent à 12 unités. De cette façon, l'inventaire se mettra à jour même si vous entrez uniquement le format de facturation provenant du fournisseur. Plusieurs formats de facturations peuvent être définis pour un même code de produit dans l'éventualité ou un produit peut être acheté tant à l'unité qu'à la caisse.
Dans le cas où plusieurs fournisseurs vous vendent ce même produit, il vous est possible d'ajouter multiples fournisseurs et de configurer des formats de facturation et équivalences différents pour ces fournisseurs. Cela vous évite ainsi d'avoir plusieurs Produits pour le même item.
Coûts
L'onglet Coûts nous permet de déterminer le prix du produit.
Deux options se présentent à vous : l'association d'une facture et la configuration d'un "Prix provisoire".
Lors de la création initiale, configurez un prix provisoire. La configuration d'un prix se fait selon la quantité de produits. Par exemple, vous pourriez configurer un prix par unité. Vous pouvez toutefois ajouter un prix provisoire pour l'ensemble de vos établissements ou encore de façon distincte par établissement.
Lorsque vous fermerez votre première facture via le module de Facturation, le prix se mettra à jour automatiquement et il vous sera aussi possible de visionner la dernière facture associée et même de suivre son historique de prix.
Une fois un prix indiqué, vous retrouverez la déclinaison des unités de mesure préalablement sélectionnées et conçues sous l'onglet "Formats" avec leur coût de revient.
Menu
C'est sous l'onglet "Menu" que vous pourrez évaluer vos coûts de revient et votre marge de profit tout en créant une liaison à votre POS.
Vous pouvez d'abord envisager d'attribuer un coût de vente par Établissements ou pour votre Organisation. Pour ce faire sous "Mon organisation" ou sous "Mes établissements" cliquer sur Ajouter un élément et remplir la fiche avec le nom de l'élément sur le menu, son équivalence et son prix sur le menu.
Lorsque votre POS sera intégré, vous pourrez également ajouter le ID de l'item POS ce qui vous tiendra à jour dans votre Inventaire en temps réel et vos revenus.
Une fois les informations ajoutées vous pouvez cliquer sur la balance qui se trouve au côté de votre élément de menu et une fenêtre s'affichera avec les informations relatives à vos coûts. Vous y verrez votre coût de nourriture (Food Cost), le coûtant de votre produit, le vendant et la marge de profit. Cet outil vous aidera à mieux visualiser et atteindre vos objectifs.
Enregistrement
Comme dans tous les modules, il faut sauvegarder votre nouveau produit pour qu'il soit créé correctement. Pour ce faire, cliquez sur la petite disquette Enregistrer en haut à gauche de la fenêtre centrale du module.
Combinaison des items
Méthode multi-sélection (outil de fusion)
À partir de l’interface principale du module “Produits”, cliquer sur “Multi-sélection” dans le menu de gauche.
Sélectionner tous les items que vous désirez combiner.
Cliquer ensuite sur “Action multi-sélection” puis sélectionner l’option “Fusionner”.
Sélectionner d'abord l’élément de base de la fusion. C'est à dire la fiche d'item qui sera conservée et à laquelle les autres produits seront ajoutés.
Élément de base, Tous les autres éléments sélectionnés seront fusionnés à l'intérieur de celui-ci.
Élément disponible pour la fusion. Celui-ci sera supprimé une fois la fusion complétée.
Élément disponible pour la fusion, mais encore utilisé à travers la plateforme. Celui-ci sera remplacé partout où il est utilisé et sera ensuite supprimé une fois la fusion complétée.
Cliquer sur Fusionner.
La fusion est complétée.
Support vidéo
Notre équipe travaille activement à sa conception!
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