Présentation des modules : Paramètres

Présentation des modules : Paramètres

Description

Cet article vous permettra d'obtenir plus d'information sur les différentes fonctionnalités des modules Paramètres. Les sections Productivité et Ressources humaines contiennent elles aussi un module Paramètres offrant certaines fonctionnalités.

Prérequis

  1. Être connecté à la plateforme Octogone (voir Connexion à la plateforme)
  2. Avoir des droits d'administration de la plateforme

En Bref

Les modules Paramètres vous permet de poser des actions administratives sur différentes composantes de la plateforme. C'est ici que vous pourrez configurer plus en détails certains modules, gérer votre liste d'employés, gérer les autorisations d'accès et plus encore. 
Ces modules sont uniquement accessibles par le gestionnaire (premier compte créé sur la plateforme) et aux utilisateurs ayant les autorisations de voir et modifier les modules Paramètres et leurs sous-modules.

Interface 

Commençons d'abord par faire un tour non exhaustif de l'interface qui se présente devant nous.



Dans la bannière de gauche, nous avons différentes options de sous-modules Paramètres, soit Emplacements, Classeurs, Métiers, Gabarits de pourboire, Établissements, Utilisateurs, Autorisations, Étiquettes, Catégories et Notifications. Nous regarderons ces modules plus en détail dans les sections ci-dessous. 

Emplacements

Un emplacement est un regroupement de produits et de recettes qui permet de faciliter l'organisation et la prise d'inventaire. Il peut représenter un espace de rangement à l'intérieur d'un établissement (ex. Frigo Sous-Sol), une section générale d'un établissement (ex. Sous-Sol), etc. Les fonctionnalités d'un emplacement sont identiques à celles d'un classeur. La différence principale est que l'emplacement a une fonction précise, soit de rassembler des produits et recettes étant dans un même endroit physique.

Interface

L'interface de la page de gestion des emplacements nous propose les options habituelles dans les bannières. 
Dans la bannière de gauche, nous avons d'abord des options pour modifier la Vue, une option de Tri, de Filtre, puis une action propre au module, soit la création d'un Nouvel emplacement. 
En dessous, vous avez aussi l'option d'exporter tous les noms d'emplacements en Pdf.

Quand des emplacements seront créés, vous pourrez cliquer sur leur carte pour obtenir plus d'informations. 



Nouvel emplacement

Identification

La page de création d'un nouvel emplacement nous invite à entrer un nom pour l'emplacement. L'idéal est d'entrer un nom significatif pour faciliter la recherche par la suite. 
Vous avez aussi l'option d'ajouter une image correspondant à l'emplacement. L'ajout d'une image est fortement recommandé afin de faciliter l'identification de l'emplacement par les employés lors de la prise d'inventaire.

Plus bas, si vous le désirez, vous avez l'opportunité d'y ajouter des étiquettes, notes, médias et pièces jointes.



Liste

L'onglet Liste nous permet d'ajouter des produits et recettes à l'emplacement. Pour ce faire, il faut d'abord créer des sections en cliquant sur le bouton "Ajouter une section" à droite de la bannière Section(s). La fenêtre de création d'une section est très simple, il suffit d'entrer son nom, puis cliquer sur le bouton Valider (voir image #2). 






En cliquant sur une section créée, l'onglet Ajouter un ingrédient apparait et vous ouvrira un menu de sélection de produits ou de recettes selon l'option choisie.




La sélection de multiples items est possible et recommandée pour accélérer le processus. En cliquant sur les items désirés, vous verrez un crochet vert s'afficher à gauche du nom vous indiquant qu'il a été sélectionné correctement. Quand vous avez terminé votre sélection, simplement cliquez sur le bouton Ajouter ma sélection pour l'ajouter à la section. Dans une même section, il vous sera possible d'ajouter plus d'une fois le même ingrédient sous des états différents (ex: Carottes, Carottes pelées et parées). 



Établissements

Un établissement, dans le cadre de l'application, est une succursale. Cela peut représenter un restaurant, une section d'un hôtel, etc. 
La création d'un établissement est nécessaire à l'utilisation de la plateforme. Les établissements créés dans cette page apparaîtront dans le menu déroulant en haut à droite de la plateforme. 

Interface

L'interface de la page de gestion des établissements respecte le standard Octogone. 
Dans la bannière de gauche, nous avons d'abord des options pour modifier la Vue, une option de Tri, de Filtre, puis une action propre au module, soit la création d'un Nouvel établissement. 
En dessous, vous avez aussi l'option d'exporter tous les noms de recettes en PDF.
Dans le haut de l'encadré central, vous pouvez aussi voir une barre de recherche, qui vous permet de rechercher des établissements par leur nom.
Si vous le désirez, vous pouvez obtenir plus d'informations sur un établissement en cliquant sur sa carte.




Nouvel établissement

Pour ajouter un nouvel établissement à votre organisation, veuillez contacter notre équipe à l'adresse suivante : ventes@octogonecollectif.com

Classeurs

Un classeur est un regroupement de produits et recettes permettant de faciliter la prise d'inventaire. Les fonctionnalités sont identiques aux emplacements.
La différence principale est l'utilisation qu'on en fait. Les emplacements sont utilisés pour créer des listes associées à des emplacements physiques et les classeurs sont utilisés pour créer des listes générales.

Interface

L'interface de la page de gestion des emplacements nous propose les options habituelles dans les bannières. 
Dans la bannière de gauche, nous avons d'abord des options pour modifier la Vue, une option de Tri, de Filtre, puis une action propre au module, soit la création d'un Nouveau classeur. 
En dessous, vous avez aussi l'option d'exporter tous les noms de recettes en PDF.

Quand des classeurs sont créés, vous pouvez cliquer sur leur carte pour obtenir plus d'informations. 



Nouveau classeur

Le processus de création d'un nouveau classeur est identique à la création d'un nouvel emplacement. (Voir Création d'un nouvel emplacement)

Gabarits de pourboire


Métiers

Les métiers permettent de configurer certains paramètres par défaut selon le rôle des employés dans l'entreprise.

Interface

Voici l'interface de gestion des métiers. Dans la bannière de gauche, nous avons les options classiques de Vue, de Tri, de Filtre puis une action propre au module, soit la création d'un Nouveau métier.
Dans la section principale, vous verrez une liste des métiers préalablement créés. Pour obtenir plus d'informations sur un métier, il suffit de cliquer sur sa carte. 



Nouveau métier

Dans la bannière de gauche, vous avez les options de copier, archiver ou supprimer le métier. 

Dans la section principale, on vous invite à entrer des informations propres au métier, soit son nom, le taux horaire habituel et le pointage y étant associé pour la division des pourboires.
Une case à cocher est aussi présente pour indiquer si les utilisateurs ayant ce rôle assigné doivent déclarer leurs ventes. Cette fonction est décochée quand on crée un rôle qui pourra recevoir du pourboire, mais qui n'aura pas de ventes à déclarer (ex. Un chef cuisinier).
Vous avez aussi la possibilité d'y ajouter des étiquettes, des notes et des pièces jointes au besoin.




Catégories

Les catégories permettent de classifier les items des modules Produits, Recettes et Fournisseurs.

Interface

Voici l'interface des catégories. Dans la bannière de gauche, nous avons les options classiques de Vue, de Tri, de Filtre puis une action propre au module, soit la création d'une Nouvelle Catégorie.
Dans la section principale, vous verrez une liste des catégories préalablement créés. Pour obtenir plus d'informations sur une catégorie, il suffit de cliquer sur sa carte. 
En dessous, vous avez aussi l'option d'exporter tous les noms des catégories en PDF.


Nouvelle catégorie

Dans la bannière de gauche, vous avez les options de copier, archiver ou exporter en PDF. 

Dans la section principale, on vous invite à entrer le nom attribué à la nouvelle catégorie et à spécifier le type de cette catégorie.





Étiquettes

Interface

Dans la bannière de gauche, nous avons les options habituelles de Vue, de Tri, de Filtre et des actions propres au module, soit la création d'une Nouvelle étiquette et l'exportation de la liste en PDF.
Dans la section principale, on y retrouve toutes les étiquettes créées préalablement. 
Vous pouvez obtenir plus d'informations sur les étiquettes en cliquant sur leur carte.



Nouvelle étiquette

L'interface de création d'une nouvelle étiquette vous invite à y donner un nom et de l'associer à un module. 



Utilisateurs

Il est important ici de ne pas confondre "Utilisateurs" et "Employés".
Un utilisateur est quelqu'un qui a des permissions d'accès à la plateforme.
La création d'un employé est uniquement une fiche descriptive.
Un utilisateur peut être associé à un employé et vice-versa, mais ne l'est pas par défaut.

Interface

Dans la bannière de gauche, nous avons les options habituelles de Vue, de Tri, de Filtre et des actions propres au module, soit la création d'un nouvel utilisateur et l'exportation de la liste en PDF.
Dans la section principale, on y retrouve toutes les étiquettes créées préalablement. 
Vous pouvez obtenir plus d'informations sur les étiquettes en cliquant sur leur carte. 


Nouvel utilisateur

Identification

L'interface de création d'un utilisateur vous invite à configurer le type d'utilisateur, soit Employé ou Utilisateur externe. 
Si vous sélectionnez Employé, vous serez convié à y lier une fiche d'employé existante. Si vous sélectionnez Utilisateur externe, on vous demandera d'entrer un prénom et un nom de famille. 
Dans les deux cas, on vous demandera d'entrer une adresse courriel qui sera utilisée pour la connexion au compte. 

Comme pour la majorité des items sur la plateforme, vous pouvez aussi y ajouter des étiquettes, des notes et des pièces jointes au besoin.



Autorisation

L'onglet Autorisation nous permet de configurer tout ce qui a trait aux permissions du nouvel utilisateur.
En premier lieu, on vous demandera d'assigner le niveau d'autorisation à l'utilisateur. Les différents niveaux d'autorisation sont configurés dans le module Gestion, puis Autorisations. (Voir Configuration des autorisations)
On vous demandera ensuite d'indiquer à quels établissements l'utilisateur aura accès. Il suffit de cocher les établissements désirés, ou encore de cocher Tous les établissements si vous désirez donner un accès global.



Autorisations

Interface

Dans la bannière de gauche, nous avons les options habituelles de Vue, de Tri, de Filtre et des actions propres au module, soit la création d'une Nouvelle autorisation et l'exportation de la liste en PDF.
Dans la section principale, on y retrouve toutes les autorisations créées préalablement. 
Vous pouvez obtenir plus d'informations sur les autorisations en cliquant sur leur carte. 




Nouvelle autorisation

La page de création d'une autorisation vous permet de sélectionner tous les modules et toutes les fonctionnalités à l'intérieur de ces modules qui seront disponibles par le rôle. 
Il suffit d'activer les différentes autorisations pour un module donné pour y donner accès. 

Comme vous pouvez le remarquer, deux autorisations ne font pas partie des modules : L'accès aux prix de la plateforme et l'accès aux données sensibles. 
Ces autorisations sont à l'extérieur des modules, car elles auront un impact global sur l'expérience de l'utilisateur.

Le visionnement des prix permet de voir les prix des produits, les calculs de coûts pour les recettes, et plus. Cette autorisation devrait être réservée aux directeurs, acheteurs et comptables.
L'accès aux données sensibles donne accès à toutes les données personnelles des employés. La sécurité de ces données est accrue et elles sont inaccessibles à la majorité des utilisateurs.


Notifications

Interface

Nous voici maintenant devant l'interface de configuration des notifications. 
Dans la section Gestion des types d'alertes, il vous est possible d'activer différents types de notifications, notamment les anniversaires de vos employés, les écarts de températures pour vos thermomètres, leur signal, etc. Une fois les types désirés cochés, une nouvelle section par type s'affichera en dessous et vous permettra d'y ajouter des employés.

Sous la section Gestion des contacts, sous un type d'alerte, cliquez sur le bouton "Ajouter un utilisateur" et sélectionnez un utilisateur. 
Une fois l'utilisateur ajouté, il vous est possible de sélectionner quel format de notification vous désirez leur envoyer. Que ce soit un Appel, un Texto, un Courriel ou une Notification dans l'application.
Si des informations sont manquantes pour l'envoi des notifications, comme l'adresse courriel ou le numéro de téléphone de l'employé, un petit triangle rouge apparaîtra vous demandant de les compléter. 
Pour les alertes de Changements de prix, vous aurez l'opportunité de spécifier des catégories ou des produits à surveiller, ainsi qu'un pourcentage d'écart déclenchant l'alerte.


Finalement, comme pour tous les modules, il vous suffit d'enregistrer. 



Support vidéo




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