Présentation des modules : Pourboires

Description

Cet article vous permettra d'obtenir plus d'information sur les différentes fonctionnalités du module Pourboires.

Prérequis

Être connecté à la plateforme Octogone (voir Connexion à la plateforme)
(optionnel) Avoir un gabarit de pourboires créé au préalable (voir Présentation des modules : Paramètres)

En bref

Le module Pourboire est définitivement l'un des modules les plus complets et complexes d'Octogone. Les conventions de pourboires peuvent être sophistiquées en elles-mêmes donc, de par leur nature, la traduction d'une convention vers le format Octogone peut demander une certaine réflexion. Comme vous le constaterez, le module comprend plusieurs outils en un, tous interreliés. Nous traiterons des concepts de Gabarits, qui seront utilisés pour vous faciliter la tâche, et de Rapports, qui seront remplis par vos gestionnaires à la fin d'un quart de travail.

L'utilisation du module Pourboire est intimement lié aux métiers qui sont créés dans le module Paramètres (voir Présentation des modules : Paramètres)

Interface

Commençons d'abord par regarder l'interface du module.

Dans la bannière de gauche, nous avons d'abord des options pour modifier la Vue, une option de Tri, de Filtre, et plusieurs actions relatives au module, soit la création d'un Nouveau rapport, et l'exportation en format PDF.

Dans la fenêtre principale, vous verrez tous vos rapports précédents. Si vous n'avez fait aucun rapport jusqu'à maintenant, rien ne sera affiché.

Nouveau Rapport

Quand on clique sur le bouton Nouveau rapport, on nous demande de sélectionner un gabarit. Si un ou plusieurs gabarits sont créés, cliquez sur le gabarit qui correspond au rapport désiré et sa fenêtre ouvrira automatiquement.

Si aucun gabarit n'est créé, il suffit de cliquer sur la nouvelle option Nouveau Gabarit présente dans le menu de gauche et de poursuivre avec la section de configuration Nouveau Gabarit que vous trouverez plus bas ci-dessous.

Une fois le gabarit sélectionné, nous nous retrouvons dans une interface comportant uniquement des options relatives au rapport et qui permettent de remplir le gabarit préalablement configuré.

Dans le menu de gauche nous avons les options suivantes :

Activer le mode édition : Permet de modifier le gabarit pour le rapport en cours. Cette option ne modifie pas le gabarit original.

Copier : Permet de dupliquer le rapport

Compléter : Indique aux administrateurs que le rapport est complété

Fermer : Empêche d'effectuer des modifications dans le rapport et le fige dans le temps. Ceci veut dire que si des modifications sont apportées sur le pointage d'un employé ou d'un métier, il n'y aura aucun impact sur les rapports fermés.

Archiver : Archive le rapport afin qu'il n'apparaisse plus dans la liste des rapports actifs.

Supprimer : L'option s'affiche uniquement lorsque le rapport est archivé. Permet de supprimer complètement le rapport de la plateforme.

Dans la fenêtre principale, plusieurs onglets sont maintenant disponibles soit Identification, Employés, Revenus et Bilan.

Regardons plus en détails le contenu de ces onglets.

Identification

Dans l'onglet Identification, vous serez invité à indiquer le nom du rapport et de configurer sa date. Si vous le désirez, vous pouvez aussi ajouter des étiquettes, des notes ou des pièces jointes.

Employés

Dans l'onglet Employés, vous pouvez assigner des employés aux différents métiers concernés configurés préalablement dans le gabarit. De cette façon, chaque employé verra son pourboire assigné correctement selon les paramètres établis.

Pour ajouter des employés, cliquez sur le bouton Ajouter un employé puis sélectionner les employés dans la liste qui s'affiche à droite du module. Il vous est possible de sélectionner plusieurs employés à la fois, ceux sélectionnés seront apposés d'un crochet vert.

Quand vous êtes satisfait de votre sélection, cliquez sur le bouton Ajouter ma sélection

Revenus

Dans l'onglet Revenus, vous entrerez tous les revenus relatifs au rapport courant.

Dans la section Méthodes de paiement, dans les champs appropriés, configurés préalablement dans le gabarit, entrez les montants correspondants aux différents modes de paiements.

Dans la section Dépôt, entrez le montant reçu argent comptant.

Dans la section Ventes, entrez les ventes nettes de la journée, les montants reçus pour les taxes (TPS, TVQ) ainsi que tous les autres champs personnalisés configurés préalablement dans le gabarit.

Au bas de la page, vous verrez un résumé des informations entrées, soit le Total des ventes à déclarer, le Total des paiements (excluant pourboire) et le Total des ventes.

Bilan

Dans l'onglet Bilan, vous pourrez consulter le portrait global du rapport de pourboire en cours afin de procéder aux dernières vérifications.

Assurez vous que les montants soient entrés correctement, que la répartition des pourboires a du sens et qu'aucune erreur ne s'est glissée.

Si jamais Octogone détecte des erreurs dans votre rapport, une icône comme celle-ci

apparaîtra à droite de la donnée en faute.

Nouveau Gabarit

Prendre note que la configuration des gabarits peut se faire directement à partir du module Pourboires, mais est aussi accessible via le module Paramètres.

Un gabarit de gestion des pourboires peut être assez complexe à mettre en place. C'est pourquoi nous vous proposons, lors de la création d'un nouveau gabarit, trois options préconfigurées pour vous faciliter la tâche. Explorons les différences entre ces options.

Répartition Simple
La répartition simple sépare de façon égale le pourboire entre tous les employés sélectionnés, peu importe leur métier, leur pointage configuré ou tout autre paramètre pouvant influencer la division du pourboire.
Répartition par pointage de métier
La répartition par pointage de métier effectue un calcul du pourboire en se basant sur le pointage configuré par métier. Par exemple, si un serveur a un pointage de 2, que le cuisinier a un pointage de 1, et que 90$ doivent être divisés, le serveur recevra 60$ et le cuisinier 30$.
Répartition simple avec cote de cuisine
La répartition simple avec cote de cuisine attribue l'équivalent de 15% des ventes de nourriture aux employés de la cuisine et sépare également le pourboire entre tous les employés restant, en faisant fi du pointage configuré ou de leur métier.

Une fois le gabarit pré-configuré importé, il vous est possible de modifier les options en place. Pour mieux comprendre toutes les options, nous vous invitons à lire la section Configuration d'un gabarit vide.

Si vous avez des besoins plus précis, nous vous offrons aussi la possibilité de créer un gabarit vide.

Configuration d'un gabarit vide

Nous voilà maintenant dans la page de configuration d'un gabarit à partir de zéro. Le menu de gauche nous offre des options limitées pour le moment, soit Copier, Archiver et Supprimer (affiché seulement une fois le gabarit archivé).

Jetons un coup d'œil aux différents onglets maintenant disponibles.