Présentation des modules : Inventaires
Description
Cet article vous permettra d'obtenir plus d'information sur les différentes fonctionnalités du module Inventaires.
Prérequis
- Être connecté à la plateforme Octogone (voir Connexion à la plateforme)
- Avoir quelques produits préalablement créés (voir Présentation des modules : Produits)
- Avoir un ou plusieurs classeurs préalablement créés (voir Présentation des modules : Paramètres)
- (optionnel) Avoir un ou plusieurs emplacements préalablement créés (voir Présentation des modules : Paramètres)
En bref
Le module Inventaires a comme objectif de vous offrir une prise d'inventaire organisée et standardisée. Le module est intimement lié aux modules Produits et Paramètres car nous y associerons des produits, des classeurs et des emplacements. Le module vous offre aussi la possibilité de voir un historique de vos inventaires ainsi qu'une façon de comparer plusieurs inventaires entre eux.
Interface
Commençons d'abord par faire un tour non exhaustif de l'interface qui se présente devant nous.
Dans la bannière de gauche, nous avons d'abord des options pour modifier la Vue, une option de Tri, de Filtre, puis une action propre au module, soit la création d'un nouvel inventaire. En dessous, vous avez aussi l'option d'exporter tous les inventaires en PDF.
Dans le haut de l'encadré central, vous pouvez aussi voir une barre de recherche, qui vous permet de rechercher des inventaires par leur nom.
Création d'un inventaire
Regardons maintenant l'interface de la création d'un inventaire.
Comme dans tous les modules Octogone, une nouvelle bannière dans le bas est maintenant visible et nous offre des options relatives à notre nouvel inventaire. Pour l'instant nous ne pouvons voir qu'un seul onglet, l'onglet Identification. D'autres onglets apparaîtront une fois que les paramètres de base de l'inventaire seront sauvegardés.
Si on regarde le menu de gauche, nous pouvons constater les nouvelles actions disponibles. Vous pouvez maintenant Débuter l'inventaire, Copier, Archiver, et si vous visualisez une page archivée, Supprimer. Vous avez également l'option de comparer votre inventaire avec l'inventaire en temps réel (Quantité théorique).
- Débuter l'inventaire : Démarre le processus d'inventaire
- Copier : Crée une copie de l'inventaire actuel
- Archiver : Archive la page, mais elle reste disponible pour la recherche et le référencement
- Supprimer : Supprime une page archivée. Elle disparaît de la plateforme et est irréversible.
Identification
L'onglet Identification est le module par défaut. Il nous permet de configurer les informations de base de l'inventaire. C'est ici que nous pourrons donc configurer son nom, configurer les dates de début et de fin, y assigner des classeurs et des emplacements, ajouter une image pour le représenter, ajouter des étiquettes, des notes et des pièces jointes. Plus la fiche est détaillée, plus l'identification de l'inventaire sera aisée.
Sous la section Liste(s) d'inventaire, vous pouvez sélectionner un classeur et/ou un emplacement pour ajouter des sections et des items à votre inventaire. La seule façon d'ajouter des items à un inventaire est via les classeurs et les emplacements. Vous pouvez aussi ajouter une liste personnalisée en sélectionnant les catégories souhaitées.
Vous pouvez également sélectionner un inventaire comparatif qui vous aidera à visualiser rapidement les écarts.
Débuter l'inventaire
Quand votre configuration initiale dans l'onglet Identification est terminée, cliquez sur le bouton Débuter inventaire dans le menu de gauche pour sauvegarder et faire apparaître les onglets supplémentaires.
Une fois l'inventaire débuté, les onglets Liste et Rapport deviennent maintenant visible.
Liste
L'onglet Liste est celui qui sera utilisé lors de la prise d'inventaire. Pour inventorier un produit sur la liste, cliquez dessus et vous verrez un clavier numérique apparaître. Simplement entrez le nombre d'items sur le clavier et cliquez sur confirmer.
Pour poursuivre, cliquez sur le prochain item ou sur la flèche qui pointe vers le bas dans l'interface du clavier numérique. Vous pouvez également cocher la case Aller au suivant après confirmation afin d'accélérer votre saisie.
Une fonctionnalité intéressante en ce qui concerne le clavier numérique est qu'il agit aussi en tant qu'une calculatrice. Vous pouvez donc additionner ou multiplier plusieurs comptes ensemble pour finalement sauvegarder le nombre final!
Notez que si vous avez sélectionner un inventaire comparatif, la quantité et le coûtant de ce dernier apparaitra sous les données de l'inventaire en cours.
Rapport
L'onglet Rapport sert à vous donner une vision globale de votre inventaire. Il vous permet d'entrer vos revenus et dépenses, de voir l'ensemble des items inventoriés, leur valeur totale courante et comparée à l'inventaire précédent, de voir la valeur totale de votre inventaire et plus encore.
Il est aussi permis aux administrateurs de faire une correction d'inventaire dans le cas où la valeur totale n'est pas celle que vous désirez. Cliquez sur le bouton "Ajouter un correction" dans la section Correction d'inventaire puis entrez un montant et une raison.
En cliquant sur Comparaison inventaire en temps réel, vous obtiendrez un tableau comparatif vous affichant les écarts entre les quantités théoriques et les quantités saisies lors de l'inventaires.
Fermeture d'un inventaire
La fermeture de l'inventaire permet d'empêcher les futures modifications. Une permission spéciale doit être donnée afin de permettre la fermeture d'inventaire. Si vous voyez un petit cadenas sur le bouton Fermer l'inventaire, demandez à votre gestionnaire pour obtenir la permission nécessaire.
Si votre inventaire est incomplet, un message sera affiché à l'écran vous indiquant le pourcentage de l'inventaire complété et vous demandant de décider entre Finaliser sans terminer l'inventaire et Poursuivre la prise d'inventaire.
Support vidéo
Related Articles
Présentation des modules : Inventaire en temps réel
Description Cet article vous permettra d'obtenir plus d'information sur les différentes fonctionnalités du module Inventaire en temps réel. Prérequis Être connecté à la plateforme Octogone (voir Connexion à la plateforme) Avoir une Intégration ...Présentation des modules : Produits
Description Cet article vous permettra d'obtenir plus d'information sur les différentes fonctionnalités du module Produits Prérequis Être connecté à la plateforme Octogone (voir Connexion à la plateforme) En Bref Le module Produits est l'équivalent ...Présentation des modules : Horodateur
Description Cet article vous permettra d'obtenir plus d'information sur les différentes fonctionnalités du module Horodateur. Prérequis Être connecté à la plateforme Octogone (voir Connexion à la plateforme) Être connecté à l'application OctogoneGo ...Présentation des modules : Paramètres
Description Cet article vous permettra d'obtenir plus d'information sur les différentes fonctionnalités des modules Paramètres. Les sections Productivité et Ressources humaines contiennent elles aussi un module Paramètres offrant certaines ...Présentation des modules : Employés
Description Cet article vous permettra d'obtenir plus d'information sur les différentes fonctionnalités du module Employés. Prérequis Être connecté à la plateforme Octogone (voir Connexion à la plateforme) En bref Le module Employés vous permet de ...